В приложении существует возможность хранить файлы без привязки к конкретному объекту. Список предназначен для управления этими файлами.
Работа со списком организована аналогично работе в Проводнике Windows.
Левая часть списка содержит иерархическую структуру папок. В списке имеются предопределенные папки, которые нельзя удалить, например, папка Шаблоны файлов.
В правой части располагается список файлов в выбранной папке. С помощью команд контекстного меню или меню Еще в список можно Добавлять новые файлы и папки, Копировать, Изменять или Помечать их на удаление.
Для работы с реквизитами файла (автор, наименование, описание и т.д.) используется карточка (Еще - Открыть карточку), а для работы с самим файлом (Просмотреть или Редактировать файл) - соответствующее приложение, установленное на компьютере.
При редактировании файла его предыдущая версия автоматически сохраняется в приложении (эта настройка установлена по умолчанию, отменять не рекомендуется, т.к. если файл был испорчен во время редактирования, в этом случае имеется возможность вернуться к одной из его предыдущих версий).
Зеленым цветом отображаются файлы, занятые Вами для редактирования, а серым цветом - файлы, занятые другими пользователями приложения.
С помощью кнопки Печать выберите действие:
- переход в меню принтера для распечатки файла.
- Со штампом электронной подписи - для печати подписанного электронной подписью табличного документа со штампами визуализации электронной подписи. Предварительно, табличный документ должен быть подписан одной или несколькими электронными подписями в соответствии с тем, как это предусмотрено в документе.
В списке выводится:
- наличие электронной подписи или шифрования.
- Наименование - полное наименование файла. Значок рядом с наименованием указывает тип файла. В этой же колонке выводится описание - подробное описание файла.
- Автор - пользователь, который добавил файл.
- Дата изменения - дата и время добавления версии файла в приложение.
С помощью команды Еще - Дополнительно - Изменить форму можно добавить дополнительные поля, например:
- Отредактировал - пользователь, который добавил версию файла.
- Текущая версия - код текущей версии и т.д.
Добавление файлов
Для добавления нового файла в приложение:
Шаблоны файлов
- Приложение поставляется с предопределенной папкой Шаблоны файлов. В папке можно разместить файлы, которые будут использоваться при создании новых файлов в качестве шаблона. Например, в эту папку можно поместить файл-заготовку с текстом договора и в дальнейшем использовать его при создании договоров для конкретных контрагентов.
- Для того чтобы поместить в папку новый шаблон, откройте папку Шаблоны файлов, нажмите Добавить, с помощью переключателя выберите Файл с компьютера. Затем выберите нужный файл.
- Приложение автоматически создает и выводит на просмотр карточку файла. Заполните описание шаблона, поле Папка по умолчанию заполнено - Шаблоны файлов.
Размещение файлов в папках
- В списке можно
Создать необходимое количество папок и хранить в них файлы, непривязанные к конкретным объектам приложения.
- Создать папку можно также с помощью соответствующей команды меню Еще или контекстного меню по правой кнопке мыши.
- Заполните необходимые поля.
- Файлы можно перемещать в различные папки списка с помощью перетаскивания мышью. Также для выделенных файлов можно воспользоваться командой Еще - Перенести в папку.
- С помощью мыши можно также перетаскивать папки, подчиняя их друг другу.
Права доступа к папкам
- Папкам можно назначать различные права доступа.
- Права доступа к папкам файлов настраиваются администратором приложения или пользователем, имеющим право на управление правами той или иной папки.
- Для настройки прав доступа воспользуйтесь соответствующей командой панели навигации папки.
Загрузка файлов
- С помощью команды меню Еще или контекстного меню по правой кнопке мыши Загрузить файлы можно разместить в одной из папок файлы с компьютера.
- В открывшемся Проводнике Windows укажите путь к файлу, нажмите Открыть.
- Заполните необходимые для загрузки сведения.
Загрузка папок
-
Для того чтобы поместить папку с компьютера в одну из папок списка Файлы, выберите папку, выполните команду меню Еще или контекстного меню по правой кнопке мыши Загрузить папку.
-
В открывшемся Проводнике Windows укажите путь к папке, нажмите Выбор папки.
-
Заполните необходимые для загрузки
сведения.
Загрузка файлов и папок с помощью перетаскивания мышью
-
Если нужно загрузить один или несколько файлов (папок), можно использовать перетаскивание мышью - просто перетащите файл (папку) или несколько выбранных файлов (папок) мышкой из Проводника Windows в нужную папку списка файлов приложения.
-
Один файл сразу записывается в список файлов, автоматически создается карточка файла.
-
При перетаскивании нескольких файлов, папки или нескольких папок заполните необходимые
сведения.
Выгрузка папок
- Команда Сохранить папку (расположена в контекстном меню папки) позволяет скопировать выбранную папку с файлами на компьютер. При этом копируются только активные версии файлов.
Управление просмотром списка файлов
- С помощью команды Еще - Настройки - Использовать иерархию можно изменить вид списка и увидеть все файлы, находящиеся в разных папках, в одном списке.
См. также: